Prima nota: impara come gestirla al meglio con Company Manager

Cos’è la prima nota? La prima nota (o registro di prima nota) è un semplice registro delle entrate e delle uscite di una società.

E’ di fondamentale importanza per la cassa ovvero i per i movimenti in contanti in quanto essi non risultano sui conti bancari e quindi è necessario tenerne traccia in un opportuno registro. Spesso infatti si sente parlare di prima nota cassa proprio per questo motivo.

Va da sé che nessuno vieta di registrare nello stesso registro anche tutti i movimenti bancari. In questo modo è più semplice tenere sotto controllo i vari saldi parziali ed il saldo complessivo senza fare conti manuali. In questo caso si parla semplicemente di prima nota .

Perchè è bene compilare la prima nota?

La prima nota cassa e banca è uno strumento utile per tenere sotto controllo i movimenti di denaro e i vari saldi (di cassa e di banca appunto). Questo consente di scegliere ad esempio con quale conto corrente pagare una fattura oppure, banalmente, se ci sono soldi in cassa per effettuare un pagamento in contanti. Il registro prima nota poi è molto utile anche al commercialista che tiene la contabilità della società per le operazioni di verifica di spese e incassi perchè può incrociare il contenuto del registro con gli estratti conti bancari.

Per estrarre la prima nota in Company Manager esiste un report opportuno. Dal menu Report -> Prima nota è possibile attivare la finestra di selezione:

Da qui è possibile scegliere l’intervallo di date per le quali si vogliono estrarre i movimenti e se estrare tutti i movimenti o solo quelli di banca. In caso di selezione dei movimenti di banca è anche possibile filtrare su uno dei conti bancari configurati nel sistema.

Quali sono le informazioni necessarie per un movimento di prima nota?

In Company Manager andando alla voce di menu Prima nota e cliccando sul bottone + comparirà la maschera di inserimento:

Da qui si vede quali sono le informazioni necesarie per la registrazione del movimento ovvero:

• Data del movimento
• Descrizione del movimento
• Cassa entrata / uscita
• Banca entrata / uscita
• Banca

Naturalmente sarà possibile compilare inserire l’importo in un solo valore tra cassa / banca entrata / uscita perchè un movimento non può essere contemporaneamente sia di entrata che di uscita così come sia di cassa che di banca. In caso di movimentot di banca è possibile scegliere a quale banca fa riferimento quel movimento.

Ci sono obblighi sulla frequenza di aggiornamento della prima nota?

Non ci sono obblighi a riguardo, non essendo la prima nota un documento fiscale. Ci vuole solamente buon senso. Se è necessario registrare parecchi movimenti di cassa magari conviene farlo con una certa periodicità per non accumulare le registrazioni e poi magari dimenticarsele. Se invece si devono registrare i pagamenti delle fatture registrate conviene farlo subito nel momento in cui si rileva il pagamento in quanto con Company Manager basta un click grazie al comando Segna come pagata oggi.

Come ottimizzare la gestione della prima nota con Company Manager?

Abbiamo visto a cosa serve la prima nota ma come possiamo gestirla al meglio con il nostro software gestionale?

Anzitutto abbiamo già visto come inserire movimenti manualmente. Questo è utile quando si devono registrare movimenti di cassa oppure pagamenti che non vengono generati da una fattura come ad esempio il pagamento di un F24.

La gestione manuale si ferma qui. Per tutti i pagamenti relativi a fatture Company Manager consente l’inserimento automatizzato dei movimenti di prima nota semplificando e velocizzando notevolmente il lavoro.

Abbiamo visto il comando Segna come pagata oggi e la sua guida mentre se c’è necessità di agire con maggiore precisione sulla data di pagamento oppure sulla somma è possibile passare dalle tranche di pagamento.

Aprendo la fattura in oggetto in modifica e andando nella sezione pagamento è possibile aprire la tranche che si vuole indicare come pagata, la schermata è la seguente:

è possibile spuntare la casella Pagata, inserire la data di pagamento e l’importo versato. E’ possibile anche specificare un importo parziale. In questo caso Company Manager non colorerà la fattura con il verde (pagamento completo) ma con l’arancione (pagamento parziale) andando a indicare anche il valore del saldo mancante.

Alla chiusura della fattura Company Manager mostrerà la finestra di inserimento del movimento di prima nota pre-compilata e con un semplice OK il movimento verrà automaticamente inserito senza alcuna ulteriore lavorazione manuale.

E il libro giornale cos’è ?

Il libro giornale è il documento fiscale derivato dalla prima nota obbligatorio per legge come previsto dall’art. 2216 Codice Civile che recita “L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.“.

In genere è il commercialista che tiene il libro giornale e per la sua redazione parte proprio dalla prima nota, ecco perchè questo è un documento così importante per un’impresa.