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Con la versione 1.6.7 Company Manager gestisce i canoni

Company Manager è stato da sempre pensato per aiutare e alleggerire la gestione economica e contabile delle piccole attività. In quest’ottica l’obiettivo è quello di cercare di automatizzare più possile le attività monotone e ripetitive.

Una di queste è la gestione di pagamenti periodici e ripetitivi che in Company Manager abbiamo battezzato “canoni”. Un canone è un contratto stipulato con un cliente che ha una durata di validità e nel corso della stessa prevede che l’importo complessivo venga suddiviso in rate diverse.

I temi più delicati in questo tipo di gestione sono:

  1. Gestione della scadenza e dei rinnovi contrattuali
  2. Creazione in maniera semplice ed automatica delle fatture legate alle singole rate

Un canone può essere un affitto, un noleggio, un’attività di assistenza tecnica, ecc. Spesso noi in prima persona con l’aumento delle attività facciamo fatica a ricordare le varie scadenze e perdiamo molto tempo a fatturare importi sempre uguali ogni mese così abbiamo pensato che questa gestione potesse aiutare anche i clienti di Company Manager.

Operativamente, nella versione 1.6.7 c’è una nuova voce del menu principale che è Canoni / Pagamenti Ricorrenti:

 

 

 

 

La schermata che compare dopo la pressione del bottone rappresenta l’elenco dei canoni attivi.

 

I canoni possono essere filtrati per anno, azienda, centri di ricavo, ecc esattamente come per le fatture. La selezione dell’anno va a considerare tutti i contratti che hanno data inizio e data di fine a cavallo dell’anno selezionato.

E’ possibile anche mostrare i contratti che hanno rate in scadenza alla data odierna, funzione utile per sapere quali sono le rate da fatturare ad oggi. Questa funzione fa il calcolo seguente: a partire dalla data di inizio del contratto e sulla base del numero di rate annue calcola la data di scadenza rata. Naturalmente è una stima e ci possono essere svariati casi per cui questo suggerimento non è utile (ad esempio perchè la rata viene fatturata a fine mese o in anticipo) e proprio per questo motivo la visualizzazione di default è quella per anno.

I bottoni in alto a destra vengono utilizzati per creare rate, inserire un nuovo contratto oppure eliminarlo.

La schermata di inserimento di un nuovo canone ricalca quella della fattura in quanto per la generazione della fattura serviranno tutta una serie di informazioni che se inserite nel canone verranno automaticamente riportate in ogni fattura che verrà creata.

 

Da notare oltre alle classiche voci della fattura, la durata del contratto e la periodicità.

Il flag attivo serve per sospendere un contratto in essere.

Attenzione, le righe indicate sono le voci di costo della singola rata.

In basso si possono vedere tutte le fatture associate a questo canone e con il bottone opportuno è possibile generare una nuova rata.

La generazione di una nuova rata è possibile anche dall’elenco delle rate oppure premendo con il tasto destro sul canone rispetto al quale si vuole creare la nuova rata.

La schermata che comparirà è la seguente:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Da qui è possibile scegliere di quale rata emettere la fattura qualora ci fossero più rate scadute e se creare una nuova fattura oppure associare una fattura esistente.

L’associazione a fatture esistenti è utile per normalizzare il pregresso quando Company Manager non aveva ancora la gestione dei canoni e per gestire il caso in cui un canone è inseriti una una fattura con diverse altre voci. In questo caso la fattura viene inserita normalmente e poi associata da questa schermata.

L’associazione è agevolata dal fatto che il sistema va automaticamente a filtrare le fatture del cliente selezionato.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’ultima funzione dell’area è la visualizzazione dell’elenco delle rate / fatture collegate ad un canone.

Per attivare questa schermata è sufficiente cliccare con il destro sul canone e poi scegliere Dettaglio rate. Selezionando una rata è possibile rimuoverla. In questo caso viene rimossa la rata ma non la relativa fattura associata che dovrà essere, nel caso, rimossa manualmente. Nel caso di volesse invece rimuovere una fattura collegata ad una rata, il sistema segnalerà la cosa e in caso di conferma cancellerà la fattura disassociandola dalla rata.

Infine, per tenere sotto controllo i canoni è stata predisposto un nuovo report nella relativa sezione.

Come avrete visto dalle catture siamo già al lavoro alla versione 1.7.0 di Company Manager, le novità? Seguiteci e lo scoprirete presto.

Non dimenticate di commentare questo post condividendo opinioni, suggerimenti e consigli, sempre molto graditi.

Nuova fattura standard

Oggi vediamo come si crea una nuova fattura utilizzando Company Manager e quali sono le funzionalità e i trucchi che possono essere utilizzati per velocizzare e migliorare l’attività di fatturazione. Le procedure qui indicate sono relative a una fattura cliente ma le fatture fornitore hanno il medesimo comportamento.

Le schermata di inserimento della fattura è la seguente:

Schermata di inserimento di una nuova fattura

Passo 1 – Fattura o Pro Forma

La prima cosa da decidere è se inserire una fattura oppure una pro forma. Nelle vecchie versioni di Company Manager per creare una pro forma era sufficiente inserire come numero di fattura lo 0 ma questo comportamento poteva essere un po’ fuorviante così la selezione ora è maggiormante esplicita.

Passo 2 – Scelta del cliente

La scelta del cliente (o del fornitore) avviene attraverso la lista a discesa “Azienda”. In questo elenco vengono mostrati tutti i clienti attivi dal momento che dalle ultime versioni del programma è possibile disattivare le aziende con le quali non si collabora più e che sono solamente di impiccio alle selezioni. L’azienda è ricercabile pertanto al posto di scorrere tutto l’elenco è possibile iniziare a scrivere il suo nome e il sistema la completerà automaticamente velocizzando le operazioni di selezione.

Passo 3 – Numero fattura

Il numero della fattura è determinato automaticamente sulla base dell’ultima fattura inserita. Questo valore è solamente suggerito e può essere modificato a piacere. Naturamente occorre far attenzione di mantenere sempre la consistenza della numerazione.

La numerazione può avere un prefisso selezionato dalla tendina. Questa viene precompilata con tutti i prefissi precedentemente inseriti, qualora ci sia la necessità di inserire un nuovo prefisso basta digitarlo e le volte successive questo verrà proposto dal sistema.

Passo 4 – Data fattura

Anche la data, così come il numero viene precompilata. Le regole di precompilazione sono definite nel menu impostazioni. Anzitutto è possibile scegliere se precompilare o meno le date e nel caso scegliere se impostarle al fine mese precedente in quanto generalmente a inizio del mese si fatturano le attività del mese precedente. Nella versione 1.6.6 di Company Manager è stato inserito il tasto OGGI che imposta con un semplice click la data odierna.

Passo 5 – Righe fattura

Sebbene sia possibile specificare in generale un totale e una descrizione fattura si consiglia sempre di inserire le singole righe che permettono di specificare:

  • Descrizione voce
  • Importo CAD
  • Quantità
  • Aliquota IVA (viene proposta di default l’IVA indicata nelle impostazioni)

Le righe possono essere inserite manualmente oppure prelevate ad un listino tramite operazioni di drag and drop. Una volta inserita la voce questa è modificabile allo stesso modo di quelle inserite manualmente.

Passo 6 – Modalità di pagamento

E’ possibile decidere entro quando la fattura dovrà essere pagata e con che mezzo. Queste informazioni è possibile salvarle a livello di cliente per fare in modo che selezionando tale cliente queste vengano automatiamente precompilate.

Conclusione

Premendo il tasto OK la fattura viene create ed è pronta per essere stampata.
Nei prossimi post approfondiremo la gestione delle ritenute, delle note, degli sconti e i centri di costo e ricavo.

Impostazione data autofattura

Con la versione 1.6.6 è possibile scegliere la data dell’autofattura che si sta per inserire al fine di avere il pieno controllo sulla fattura creata. In precedenza l’autofattura veniva creata prendendo come data il fine mese precedente. Ora invece nella schermata di creazione dell’autofattura:

 

 

 

 

 

 

 

 
La data è visibile e precompilata secondo le impostazioni generiche settate per le fatture cliente, può essere liberamente modificabile oppure con il nuovo tastino “data odierna” può essere velocemente impostata ad oggi.

Questo tastino è stato inserito anche nella schermata di nuova o modifica fattura cliente e fornitore per agevolare le operazioni di inserimento.

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